È molto importante decidere il modo in cui i dati vengono conservati perchè ciò determinerà successivamente anche il modo in cui i dati verranno estratti; ad esempio, potrebbe capitare che non preoccupandosi per tempo dell'organizzazione dei dati durante l'archiviazione , si abbiano difficoltà o complicazioni durante la fase del loro recupero.

Mentre una volta gli archivi potevano essere su supporto cartaceo, oggi quasi tutti gli archivi si trovano in forma digitale su supporto elettronico, e ciò rende possibile la loro elaborazione automatizzata. Per esempio, un archivio può avere la forma di un file di dati opportunamente organizzati.

Utilizzare i singoli file per creare archivi di dati può essere pratico per piccole applicazioni, ma in generale, questo approccio, può dar luogo anche a diversi problemi. Per esempio: se una Banca utilizza un file per conservare i dati dei propri clienti e un file per conservare i dati dei relativi conti correnti, bisogna preoccuparsi di mantenere «sincronizzati» i dati tra i due archivi. Se la Banca permette l'aggiornamento degli archivi da parte di più filiali, i problemi aumentano.

I database nascono proprio per superare i limiti e gli inevitabili problemi che si potrebbero incontrare usando gli archivi tradizionali. Tra i classici problemi vanno ricordati la ridondanza dei dati e l'inconsistenza degli archivi. Il primo caso si verifica quando in diversi archivi si trovano memorizzati gli stessi tipi di dati (il problema è quello di dover fare gli aggiornamenti in tutti gli archivi interessati). Il secondo caso si verifica come conseguenza della ridondanza, quando questi aggiornamenti non vengono fatti in tutti gli archivi in cui si dovrebbe, e nascono così incongruenze tra dati nuovi e dati vecchi.

Ricordiamo il significato di alcuni termini: