Un'altra differenza tra gli archivi tradizionali e i database si trova nei software utilizzati per la loro gestione.

I software per la gestione degli archivi sono quei programmi utili per poter inserire, modificare edeliminare un dato nell'archivio; i programmatori di solito usano in questi casi le funzioni (o istruzioni) per eseguire operazioni di input/output sui File. Un programmatore che scrive programmi di questo tipo (di solito in linguaggio procedurale) sa bene che oltre a pensare alle attività dell'utente, si deve preoccupare anche di: accesso ai file, lettura, scrittura, ecc...

I database invece sono gestiti tramite sofware più complessi chiamati DBMS; sono software che hanno già integrate tutte le principali funzioni necessarie e che possono essere «personalizzati» al caso particolare in cui verranno applicati. Ne sono esempi: PostgreSQL, MySQL, Oracle, Informix, MS Access, HSQLDB, ecc. Alcune delle funzioni integrate nei DBMS sono: la possibilità di integrazione (ovvero, di collegamento) degli archivi, l'integrità dei modelli di dati, la capacità di gestire database accentrati o distribuiti, la gestione della multiutenza e della sicurezza, la gestione dell'accesso concorrente ai dati, la gestione delle transazioni, la gestione dei backup, ecc...

Poichè queste funzioni sono integrate nel DBMS, il lavoro del programmatore risulta alleggerito; il programmatore che lavora con i DBMS non utilizza però solo i classici linguaggi di programmazione procedurali(es: Pascal), ma anche linguaggi di programmazione dichiarativi (es: SQL).

La spiegazione delle differenze tra linguaggi procedurali e dichiarativi non è oggetto di questo documento.